EXACT SOFTWARE

Het belang van een geïntegreerd Purchase-to-Pay proces

Voordat we de vraag beantwoorden wat het belang is van dit proces, eerst de vraag: wat is Purchase-to-Pay eigenlijk? Purchase-to-Pay (of P2P) is het gehele proces van de bestelaanvraag van een product of dienst tot en met het betalen van de inkoopfactuur van je leveranciers.

Waarom Purchase-to-Pay?

Historisch gezien zijn het bestelproces en de verwerking van inkoopfacturen vaak gescheiden processen binnen bedrijven. Met een geïntegreerde Purchase-to-Pay (P2P) oplossing kun je deze processen naadloos op elkaar aan laten sluiten. Hierdoor ben je in staat om op basis van geautoriseerde bestellingen ook de vervolgstappen voor ontvangsten en factuurverwerking volledig op elkaar af te stemmen. Op deze manier kun je dit proces binnen je organisatie dus zo efficiënt mogelijk inrichten.

Je P2P-proces automatiseren levert belangrijke voordelen op

Exact Purchase-to-Pay (P2P) is software waarmee je het bestelproces en de verwerking van inkoopfacturen volledig integreert. Dit biedt enorm veel toegevoegde waarde voor je P2P-inkoopproces en je gehele bedrijfsvoering. Het implementeren van deze Purchase-to-Pay oplossing levert namelijk een belangrijke bijdrage aan kostenbesparingen van zowel je uitvoeringskosten als de inkoopprijs van je bestellingen doordat je meer overzicht en grip krijgt.

Functionaliteiten van Exact Purchase-to-Pay software

Met Exact Purchase-to-Pay software ben je in staat je gehele inkoopproces te automatiseren en te monitoren met:

Leveranciersmanagement (centraal beheer van crediteuren)
Contractmanagement
Budgetbewaking
Verplichtingen administratie
Interne catalogus van artikelen
Bestelaanvraag-module inclusief goedkeuring door budgethouder
OCI-koppeling met webshops (ook wel round-trip genoemd)
Ondersteuning van ontvangsten
Koppeling met factuurverwerking

De stappen binnen het Purchase-to-Pay proces

Met de implementatie van Exact Purchase-to-Pay ben je instaat je P2P-proces te automatiseren en standaardiseren. Dit proces bestaat uit een aantal overzichtelijk stappen:

1. Aanvraag

Voor het indienen van een bestelaanvraag is het belangrijk dat de aanvrager dit kan doen via een eenvoudig te gebruiken webinterface (gebruikersomgeving) die is toegespitst op de functie van de gebruiker. Dit kun je realiseren met catalogi van vooraf gedefinieerde artikelen of directe webshop-koppelingen waarbij uitsluitend relevante keuzemogelijkheden worden getoond, zoals geautoriseerde leveranciers. Hierdoor wordt het bestelproces herkenbaar en laagdrempelig voor de gebruiker en dat bevordert de acceptatie en vermindert de noodzaak tot training.

Bij het indienen van de aanvraag is het ook mogelijk om al een budgetcontrole uit te voeren om te bepalen of er voldoende financiële ruimte is om de aanvraag in te dienen. Na het afronden van de aanvraag kan de verantwoordelijke budgethouder deze definitief indienen ter goedkeuring. Met het gebruik van Exact Purchase-to-Pay ben je er zeker van dat je medewerkers bestellen binnen de vastgestelde procedures, beleidsuitgangspunten en budgetten.

2. Goedkeuring

Met het goedkeuren van bestelaanvragen worden ongeautoriseerde aankopen tijdig voorkomen en kan eenvoudig het ‘vierogenprincipe’ (de procedure waarbij voor bepaalde handelingen altijd twee mensen nodig zijn, zodat zij elkaar kunnen controleren) worden geïmplementeerd voor aankopen. Naast goedkeuring door een budgethouder kun je ook je inkoopafdeling betrekken bij de goedkeuring om maximale kostenbesparing (‘spend-management’) te realiseren. Door bestelaanvragen vooraf te laten goedkeuren krijgen budgethouders inzicht en controle over hun uitgaven.

3. Bestelling

Na goedkeuring van de bestelaanvraag wordt er automatisch een bestelling naar de leverancier gestuurd met daarop het aanvraagnummer wat zij op de factuur moeten vermelden voor een soepele betaling. Als je dat wilt kun je richting je leveranciers het beleid ‘geen aanvraagnummer, geen betaling’ hanteren. De verstuurde bestelling is vervolgens in het systeem inzichtelijk.

4. Ontvangst

Voor de factuurverwerking is het belangrijk dat helder is of de goederen of diensten goed zijn ontvangen/uitgevoerd. Hiervoor kun je gebruikmaken van ontvangsten van bestellingen met eventuele deelleveringen of manco’s. De ontvangst wordt in de praktijk vaak gedaan door de aanvrager zelf, omdat deze vaak in detail op de hoogte is van de bestelling, maar kan ook centraal gebeuren bij receptie of in het magazijn. Het gebruik van ontvangsten maakt 3-way matching van inkoopfacturen mogelijk en daarmee het automatisch verwerken van inkoopfacturen (‘straight-through-processing’).

5. Factuurverwerking

Facturen worden via een inbox elektronisch verwerkt. Naast de uit de factuur uitgelezen informatie wordt ook gebruik gemaakt van de details uit de bestelaanvraag en de ontvangst voor het uitvoeren van een 3-way match. Voor meer details, zie ook: factuurverwerking en factuurmatching.

Als de factuur geheel gematcht is kan deze in principe worden verwerkt zonder verdere goedkeuring omdat dit al eerder is gedaan bij de bestelaanvraag en ontvangst. Facturen die niet matchen worden ter goedkeuring aangeboden via een automatische workflow. Tijdens de factuurverwerking wordt de inkoopfactuur aangemaakt in je ERP-systeem als inkoopboeking.

6. Betaling

Het is mogelijk om vanuit de Exact P2P-software betalingen te verrichten, maar in de praktijk worden betalingen van je inkoopfacturen gedaan op basis van de financiële administratie van Exact.

Implementatie van een P2P-oplossing

Het implementeren van geautomatiseerde P2P-processen lijkt misschien lastig, maar door het in kaart brengen van de besparingsmogelijkheden en uitdagingen binnen je organisatie en een gefaseerde aanpak, kun je beginnen met de onderdelen waar je direct het meeste voordeel behaalt. Vandaaruit kijk je verder naar het stap voor stap optimaliseren van alle onderdelen totdat je een volledig efficiënt P2P-proces hebt gerealiseerd.