Automatische goedkeuring van facturen

Exact Factuurmatching is software voor factuurverwerking waarmee je je facturen helemaal automatisch kunt laten goedkeuren, zonder tussenkomst van medewerkers. De doelstelling van factuurmatching is om tot een volledige match van de inkoopfactuur te komen waarna de factuur automatisch kan worden verwerkt en goedgekeurd in je administratie. Dit noemen we ‘straight-through processing’. Deze vorm van factuurverwerking gaat dus nog een stap verder dan elektronische goedkeuring (inkomend factuurregister) als onderdeel van je digitale factuurverwerking, waarbij nog steeds goedkeuring van een budgetverantwoordelijke nodig is.

Tijd besparen door automatisering van factuurmatching

Wat levert de automatisering van het matchen van je facturen op?  Door het proces van het matchen van de facturen, het vergelijken van inkoopfacturen met informatie uit de bestellingen, te automatiseren bespaar je veel tijd. Geen handmatige controles meer door papieren of digitale facturen en bestelformulieren naast elkaar leggen. Of erger nog: zoeken naar die facturen of bestelformulieren, omdat ze ergens tijdens het verwerken op kantoor kwijt zijn geraakt. De tijd die je bespaart door dit proces te automatiseren kun je vervolgens weer besteden aan zaken die waarde toevoegen voor je bedrijf.

Hoe werkt die matching van facturen nu precies? Afhankelijk van de aard van je inkoopfactuur is dit op twee manieren mogelijk: de zogenaamde 2-way match of de 3-way match.

2-way matching van facturen

Heb je te maken met periodieke verplichtingen op basis van je contracten? Bij periodieke facturen van een contract is het mogelijk om die facturen volledig te matchen door middel van 2-way matching. Met Exact contractmanagent kun je de registratie van deze periodieke financiële verplichtingen richting je leveranciers voor factuurmatching overigens eenvoudig vastleggen.

Hoe werkt de 2-way match? Voor een 2-way match worden de bedragen op de inkoopfacturen vergeleken met de periodieke termijn die is vastgelegd in het contract met de leverancier. Als deze gegevens overeenkomen is er een 2-way match en kan de factuur automatisch worden verwerkt in je financiële administratie en worden doorgezet voor betaling. Dit is mogelijk omdat de periodieke termijn van het contract al in een eerder stadium is goedgekeurd door de budgethouder en ontvangst van de inkoopfactuur voor die termijn dus verwacht wordt binnen het systeem.

Koop je producten of diensten in op bestelling, dus los van een contract? Voor je inkoopfacturen van op bestelling ingekochte goederen en diensten wordt bij 2-way matching de inkoopfactuur vergeleken met de bestelling en op die manier gematcht, verwerkt en doorgezet voor betaling van de leverancier.

3-way matching van facturen

Als er sprake is van 3-way matching, wordt er een vergelijking gemaakt tussen 3 verschillende elementen binnen het inkoopproces. Dit zijn:

1. De bestelling
2. De ontvangst
3. De inkoopfactuur

Deze drie elementen moeten met elkaar in overeenstemming zijn om de factuur door te kunnen zetten voor betaling. Hierbij moeten de aantallen uit de bestelling (aantal producten, items, uren) overeenkomen met de aantallen van de ontvangst en de bedragen van de bestellingen moeten matchen met de bedragen van de inkoopfactuur. Als deze match er daadwerkelijk is, wordt de ontvangen factuur verwerkt en goedgekeurd. 

Facturen met afwijkingen in de aantallen en bedragen worden ter beoordeling naar de budgethouder gestuurd en na check alsnog goed- of afgekeurd. Het is mogelijk om binnen het matchingproces marges te definiëren waarbinnen de match alsnog wordt goedgekeurd ondanks kleine afwijkingen in de bedragen of aantallen, omdat je de budgethouder niet wilt belasten met een extra check voor slechts een minimale afwijking. 

Soms komt het voor dat de factuur eerder wordt ontvangen dan de goederen zelf. In dat geval wordt het matchingproces uitgesteld tot de ontvangst van de goederen is afgehandeld. De ontvanger krijgt een bericht dat de factuur al is ontvangen zodat hij of zij de ontvangst van de bestelling niet vergeet.